업무관리시스템, 협업 도구를 들였는데도 정산은 왜 엑셀로 할까요

월말이 되면 경리 담당자는 이번 달에 끝난 일을 하나씩 확인합니다. 협업 도구의 할 일에는 '완료'가 체크돼 있지만, 얼마를 청구해야 하는지는 거기에 없습니다. 계약 금액은 영업 담당의 견적 파일에 있고, 일하는 도중에 늘어난 금액은 현장 담당자와 대표가 주고받은 메시지 속에 있습니다. 결국 정산 엑셀을 열고 하나씩 다시 옮겨 적어야 청구서를 쓸 수 있습니다.

그러다 보면 대표가 현장에서 승인한 추가 작업이 청구에서 빠지기도 합니다. 협업 도구를 들였는데도 이런 일이 생기는 건 도구를 잘못 골라서가 아닙니다. 협업 도구는 누가 무엇을 할지는 잘 이어 주지만, 그 일에 딸린 고객 정보와 금액, 현장 기록까지 다음 사람에게 넘겨주도록 만들어지지는 않았기 때문입니다.

그래서 업무관리시스템을 만들 때 먼저 볼 것은 기능이 아니라, 업무 한 건의 정보가 어느 단계에서 끊기고 누가 그것을 다시 옮겨 적는지입니다. 이것만 찾아도 무엇을 새로 만들고 무엇을 쓰던 대로 둘지가 대부분 정해집니다.

협업 도구로 충분한 회사도 있습니다

할 일을 나누고 진행 상황을 함께 보는 데는 협업 도구가 잘 맞습니다. 직원이 많지 않고 일 한 건에 금액이나 결재가 붙지 않는다면, 따로 시스템을 만들기보다 노션 같은 도구에 표를 만들어 쓰시는 편이 빠르고 비용도 들지 않습니다.

사정이 달라지는 것은 일 한 건에 고객과 금액이 붙고, 단계마다 다른 사람이 그 정보를 이어받아야 할 때입니다. 영업이 받아 온 계약 금액을 경리가 쓰고, 현장에서 생긴 추가 비용을 대표가 승인하고, 그 결과가 다시 청구서로 이어져야 하는 일이 여기에 해당합니다.

	협업 도구로 충분한 일	시스템이 필요한 일
다루는 것	할 일과 담당자, 마감일	고객과 금액, 현장 기록이 붙은 업무 한 건
다음 단계로 넘길 때	담당자를 바꾸고 댓글로 설명	앞 단계에서 입력한 정보가 그대로 이어짐
금액	엑셀에서 따로 계산	승인된 추가 금액까지 청구 금액에 더해짐
결재	메시지로 묻고 답함	금액과 종류에 따라 정해진 사람이 승인
대표가 보는 것	할 일이 끝났는지	현장마다 청구할 금액과 빠진 청구

공사 한 건의 정보는 지금 어디에 있을까요

사무실과 매장 인테리어를 시공하는 회사를 예로 들어 보겠습니다. 영업 담당이 상담을 받아 협업 도구에 할 일을 만들고, 견적을 엑셀로 작성해 계약합니다. 공사가 시작되면 현장 소장은 진행 사진을 현장 대화방에 올리고, 천장을 열어 보니 배관을 바꿔야 하는 경우처럼 계획에 없던 공사가 생기면 사진과 금액을 대표에게 메시지로 보내 승인을 받습니다. 공사가 끝나면 경리 담당이 계약 금액과 추가 공사를 모아 잔금을 청구합니다.

단계가 넘어갈 때마다 누군가 앞 단계의 정보를 찾아 다시 적습니다. 그중에서도 가장 놓치기 쉬운 것이 추가 공사입니다. 승인은 대표와 소장의 메시지에서 끝났는데 그 금액이 견적 파일에도 정산 엑셀에도 들어가지 않으면, 경리 담당은 그런 공사가 있었는지조차 알기 어렵습니다. 잔금 청구에서 한 번 빠진 금액은 고객에게 나중에 따로 청구하기도 쉽지 않습니다.

한 건으로 이어지면 무엇이 달라지나요

업무관리시스템에서는 상담을 받는 순간 공사 한 건이 만들어지고, 그 뒤에 생기는 정보는 모두 그 건에 붙습니다. 계약 금액과 소장이 올린 사진, 추가 공사 승인을 한 화면에서 차례로 볼 수 있어서, 다음 단계의 담당자가 앞의 정보를 찾으러 다닐 일이 없습니다.

추가 공사도 이 건 안에서 처리됩니다. 소장이 현장에서 사진과 금액을 올리면 대표의 휴대폰으로 결재 요청이 가고, 대표가 승인하면 그 금액이 바로 청구할 금액에 더해집니다. 경리 담당은 정산 엑셀을 따로 만들지 않고 이 화면의 금액으로 청구하면 됩니다.

대표는 무엇을 보게 되나요

한 건씩 이어진 정보는 그대로 모아서 볼 수 있습니다. 대표가 보는 현황 화면에는 현장마다 지금 어느 단계에 있는지와 계약 금액, 승인된 추가 공사, 청구 상태가 한 줄씩 나옵니다. 결재를 기다리는 추가 공사나 공사가 끝났는데 아직 청구하지 않은 현장은 위쪽에 따로 모아 보여 줍니다.

이 화면의 숫자는 누가 따로 집계한 것이 아니라 현장에서 입력한 기록에서 나옵니다. 그래서 이번 달에 청구할 금액이 얼마인지 담당자 셋에게 물어볼 필요가 없고, 줄을 누르면 그 공사의 사진과 결재 기록까지 바로 확인할 수 있습니다.

쓰던 회계 프로그램과 엑셀은 어떻게 하나요

업무관리시스템을 만든다고 쓰던 프로그램을 모두 바꿀 필요는 없습니다. 예로 든 회사라면 세금계산서는 지금처럼 쓰던 회계 프로그램에서 발행하고, 업무관리시스템은 청구할 건과 금액만 넘겨주면 됩니다.

넘겨주는 방법은 회계 프로그램에 따라 다릅니다. API를 제공하는 프로그램이라면 승인된 청구 건을 자동으로 보낼 수 있고, API가 없어도 엑셀이나 CSV 파일로 자료를 주고받는 기능이 있으면 그 형식에 맞춰 연결할 수 있습니다. 쓰고 계신 프로그램 이름을 알려주시면 어느 방법이 되는지부터 확인해드립니다.

지금까지 엑셀에 쌓아 둔 고객과 공사 기록도 새 시스템으로 옮길 수 있습니다. 옮긴 뒤에는 이전 전후의 건수와 금액 합계를 대조한 결과를 드려서, 빠진 기록이 없는지 직접 확인하실 수 있습니다. 자세한 진행 방식은 기존 시스템 연동과 데이터 이전에서 보실 수 있습니다.

처음부터 회사 일을 모두 옮겨야 하나요

그럴 필요는 없습니다. 다섯 단계를 한꺼번에 만들기보다 정보가 가장 많이 끊기는 구간부터 잇는 편이 안전합니다. 예로 든 회사라면 현장 기록과 추가 공사 결재, 청구를 먼저 잇고, 상담 접수와 견적은 쓰던 방식대로 두었다가 다음에 붙일 수 있습니다. 돈이 빠지는 곳이 바로 그 구간이기 때문입니다.

서프코드는 먼저 잇기로 한 구간을 1~2주 안에 직접 눌러 볼 수 있는 화면으로 보여드리고, 직원들이 써 본 의견을 반영해 보통 4주 안에 실제 업무에 쓰실 첫 버전을 출시합니다. 회사마다 먼저 바꿀 구간을 찾는 질문은 프로그램 개발 업체에 가장 먼저 이야기할 다섯 가지에 정리해 두었습니다.

자주 묻는 질문

쓰던 협업 도구는 그만 써야 하나요? 그러실 필요는 없습니다. 회의 기록과 문서 공유, 간단한 할 일은 계속 협업 도구에서 하시고, 금액과 결재가 붙는 업무만 업무관리시스템으로 옮기시면 됩니다.

노션으로 직접 만들어 쓰면 안 될까요? 직원이 많지 않고 결재와 금액 계산이 단순하다면 충분히 쓰실 수 있습니다. 담당자마다 볼 수 있는 범위를 나눠야 하거나, 승인된 금액을 계산해 회계 프로그램으로 넘겨야 할 때부터는 직접 관리하기가 점점 어려워집니다.

업무관리시스템 개발 비용은 어떻게 정해지나요? 몇 단계를 잇는지, 현장에서 휴대폰으로 쓸 화면이 필요한지, 회계 프로그램과 어떻게 연결하는지에 따라 달라집니다. 상담과 견적은 무료이고 기능별로 나눈 항목별 견적을 드리기 때문에, 예산에 맞춰 먼저 만들 범위를 정하실 수 있습니다. 서비스업 중소기업이라면 정부지원으로 개발비를 줄이는 방법도 함께 보시면 좋습니다.

AI 기능도 넣을 수 있나요? 네. 예를 들어 소장이 적은 현장 메모를 AI가 읽어 추가 공사 요청서의 내용과 금액 칸을 미리 채우게 만들 수 있습니다. 금액은 소장이 확인하고, 결재는 지금처럼 대표가 합니다.

다 만든 뒤에 오류가 생기면 어떻게 하나요? 서프코드가 개발한 기능에서 생긴 오류는 출시 후 1년 동안 무상으로 고쳐드립니다. 기능을 더하거나 바꾸는 작업은 범위를 정해 따로 안내해드립니다.

서프코드에 문의하시면

서프코드는 상담부터 개발까지 직접 맡습니다. 아래 내용을 알려주시면 보내 주신 자료에서 정보가 끊기는 구간을 함께 찾고, 먼저 이을 범위와 항목별 견적을 정리해드립니다.

• 업무 한 건이 접수부터 정산까지 거치는 단계(대략적인 순서면 충분합니다)
• 지금 쓰시는 엑셀 파일이나 양식 몇 장(고객 이름은 가리셔도 됩니다)
• 계속 쓰실 회계 프로그램이나 ERP 이름