ERP 교체 견적이 부담될 때, 쓰던 ERP는 두고 필요한 업무만 개발하는 법

장비를 빌려주는 회사가 있다고 해 보겠습니다. 회계와 세금계산서는 몇 년째 쓰는 ERP로 처리하지만, 어느 장비가 어느 현장에 나가 있고 언제 돌아오는지는 직원마다 엑셀로 따로 관리합니다. 매달 초가 되면 경리 담당자가 그 엑셀을 모아 현장마다 쓴 날수를 세고 청구 금액을 계산한 뒤, ERP에 한 건씩 다시 입력합니다. 이 일을 줄이고 싶어 ERP 업체에 물었더니 렌탈 관리가 되는 다른 제품으로 바꾸자는 답과 함께 생각보다 훨씬 큰 견적이 왔습니다. 정말 ERP를 바꿔야 할까요?

ERP가 회계와 세금계산서를 잘 처리하고 있다면 바꾸지 않아도 되는 경우가 많습니다. 손이 많이 가는 곳은 ERP가 아니라 ERP 밖에서 엑셀로 하는 업무이기 때문입니다. 그 업무만 새로 만들고 매달 청구 결과를 ERP로 보내면, 직원들은 같은 내용을 다시 입력하지 않아도 되고 회사는 ERP를 통째로 바꾸는 비용을 쓰지 않아도 됩니다.

ERP를 바꾸면 무엇에 돈이 드나요

새 ERP의 구축비와 사용료만 드는 것이 아닙니다. 몇 년 치 거래처와 품목, 미수금 자료를 새 ERP로 옮겨 숫자가 맞는지 대조해야 하고, 세무 대리인과 맞춰 둔 계정과목과 세금계산서 발행 방식도 다시 설정해야 합니다. 직원 모두가 새 화면에 익숙해질 때까지는 매일 하던 일도 느려집니다.

그렇게 바꿔도 새 제품이 달 중간에 돌아온 장비의 날수나 현장마다 다른 단가를 회사 방식대로 계산하지 못하면, 직원들은 다시 엑셀을 엽니다. 엑셀로 하던 업무 하나만 새로 만들면 나머지 업무는 손대지 않아도 됩니다.

바꿔야 할 때와 붙이면 되는 때는 어떻게 가르나요

ERP에 있는 회계와 재고 숫자를 믿을 수 있는지가 기준입니다. 숫자는 맞는데 일부 업무만 ERP 밖에서 하고 있다면 그 업무를 붙이면 되고, ERP의 숫자부터 실제와 맞지 않는다면 그때 교체를 검토합니다.

지금 회사 상황	판단
회계와 세금계산서는 ERP로 잘 처리하고, 일부 업무만 엑셀로 한다	그 업무만 붙이기
같은 내용을 엑셀과 ERP에 두 번 입력한다	한 번만 입력하고 ERP로 보내기
현장 직원이 휴대폰으로 입력해야 하는 업무가 있다	휴대폰 화면을 따로 만들어 붙이기
ERP의 재고나 미수금 숫자가 실제와 자주 다르다	교체 검토
ERP 업체가 지금 쓰는 제품의 지원을 끝낸다고 알렸다	교체 검토

표의 마지막 줄은 실제로 생기는 일입니다. 더존은 2025년 2월 보도자료에서 Smart A를 2023년에 단종했고 2025년 연말까지 추가 유지보수를 제공한다고 밝혔습니다. 이렇게 쓰는 제품의 지원이 끝나면 업무를 붙이는 것만으로는 해결되지 않습니다.

교체를 검토할 때도 엑셀로 하던 업무가 새 ERP에서 처리되는지 먼저 확인해 보세요. 처리되지 않는다면 교체한 뒤에도 그 업무를 따로 만들어 붙여야 합니다. 새 ERP를 구축하기로 정하셨다면 업체마다 다른 견적을 맞춰 보는 방법을 ERP 구축 비용, 견적이 업체마다 다른 이유와 정부지원으로 줄이는 방법에 정리해 두었습니다.

새로 만든 업무는 ERP와 어떻게 이어지나요

쓰는 ERP가 다른 프로그램과 자료를 주고받는 기능(API)을 열어 두었다면 자동으로 주고받고, 그렇지 않다면 ERP의 엑셀 올리기와 내려받기로 주고받습니다.

중소기업이 많이 쓰는 이카운트는 오픈 API를 공개하고 있고, 추가 비용 없이 쓸 수 있습니다. 판매와 주문서 입력, 거래처와 품목 등록처럼 이카운트에 자료를 넣는 기능을 열어 두었고, 회사가 이카운트 안의 API 인증키 발급 메뉴에서 키를 받아 주시면 개발사가 그 키로 새 업무를 연결합니다. 다만 공개된 목록에서 꺼내 볼 수 있는 자료는 품목과 발주서, 재고 현황 정도라, 판매 실적은 엑셀로 내려받아 함께 씁니다.

이카운트 약관에는 허용하지 않은 자동화 도구로 자료를 주고받으면 사용을 제한하거나 접속을 막을 수 있다는 조항이 있고, 그 예로 프로그래밍한 엑셀과 스크래핑을 듭니다. 화면을 자동으로 눌러 입력하는 방식보다 공개된 API나 엑셀 올리기 기능으로 연결하는 편이 안전한 이유입니다.

더존은 공식 제품 페이지에 외부 개발사가 쓰는 API 안내가 없고, iCUBE의 경우 그룹웨어나 전자세금계산서처럼 더존이 정해 둔 연동 모듈을 안내합니다. 더존을 쓰는 회사라면 그 제품에서 엑셀로 자료를 내려받고 올릴 수 있는지, 더존이 제공하는 연동이 있는지부터 확인합니다.

어느 방식이든 주고받는 내용은 ERP가 이미 쓰는 거래처 코드와 품목 코드에 맞춰야 합니다. 렌탈 관리에 새로 등록한 거래처가 ERP에 아직 없으면 ERP는 그 청구를 받지 않습니다. 그래서 받지 않은 건을 이유와 함께 보여 주고, 바로 고쳐 다시 보낼 수 있는 화면이 필요합니다. 이 화면이 없으면 경리 담당자가 ERP와 렌탈 관리를 한 줄씩 대조하는 일이 다시 생깁니다.

견적을 줄이려면 무엇부터 정하면 되나요

처음에는 ERP로 보낼 정보를 하나만 정하시는 편이 좋습니다. 렌탈 회사라면 월 청구만 ERP로 보내고, 거래처 등록까지 자동으로 맞추는 일은 몇 달 써 본 뒤에 정해도 됩니다. 그동안 새 거래처는 경리 담당자가 ERP에 먼저 등록하면 됩니다. 주고받는 정보가 적을수록 맞춰야 할 코드와 확인할 경우가 줄어 견적도 작아집니다.

상담 전에는 쓰고 계신 ERP의 정확한 제품 이름과 지금 엑셀로 하는 업무의 실제 파일만 준비하시면 됩니다. 제품 이름으로 자동 연결이 되는지 확인하고, 엑셀 파일로 ERP에 보낼 칸을 정합니다. 업무를 몇 번에 나눠 맡기는 방법은 외주 개발 견적이 예산을 넘을 때, 나눠 맡겨서 개발비를 줄이는 법에 정리해 두었습니다.

정부지원으로 만들 수도 있나요

서비스업 중소기업은 중소기업 스마트서비스 지원사업을 볼 수 있습니다. 2026년 공고는 새 솔루션을 개발해 도입하는 비용을 총사업비의 50% 이내에서 최대 5천만원까지 지원했습니다. 다만 공고에는 ERP나 연동이라는 말이 없어서, 쓰던 ERP 옆에 만드는 업무 시스템이라면 어떤 업무를 새로 처리하는지 사업계획서에 설명해야 하고 대상이 되는지는 접수 전에 운영 기관에 확인하셔야 합니다. 2027년 준비 순서는 중소기업 업무 시스템 개발비, 절반까지 정부지원으로 줄이는 방법에 정리해 두었습니다.

제조 회사는 스마트공장 사업을 보시면 되고, 조건은 제조 중소기업 생산관리 시스템, 구축비 정부지원 받는 방법과 신청 시기에 있습니다. 서프코드는 두 사업의 기업 명단(Pool)에 모두 등록되어 있어 함께 신청할 수 있지만, 선정은 심사로 정해지므로 선정을 약속드리지는 않습니다.

자주 묻는 질문

ERP 업체에 추가 개발을 맡기는 것과 무엇이 다른가요? ERP 업체의 추가 개발은 대개 ERP 안에 기능을 더하는 방식이라 ERP 화면 안에서 끝나는 업무에 잘 맞습니다. 따로 만들면 현장 직원이 쓰는 휴대폰 화면처럼 ERP에 없던 화면도 회사 업무에 맞춰 만들 수 있습니다.

나중에 ERP를 바꾸면 새로 만든 업무도 버려야 하나요? 아닙니다. 업무 화면과 ERP를 잇는 부분을 나눠 만들어 두면, ERP를 바꿀 때 잇는 부분만 새 ERP에 맞춰 고치면 됩니다.

자동으로 주고받는 기능이 없는 ERP도 연결할 수 있나요? 엑셀이나 CSV 내보내기, 데이터베이스 접근 권한이 있으면 연결할 수 있습니다. 파일로 주고받으면 담당자가 파일을 올리는 단계가 하나 더 생깁니다.

서프코드와 진행하신다면

서프코드는 상담에서 쓰고 계신 ERP의 이름부터 여쭙고 자동으로 주고받을 수 있는지 확인합니다. 그다음 엑셀로 하던 업무를 함께 보며 ERP에 둘 업무와 새로 만들 업무를 나누고, 기능마다 금액과 기간을 나눈 항목별 견적을 드립니다. 계약한 뒤에는 합의 없이 비용이 늘어나지 않습니다.

맡겨 주신 개발은 서프코드가 직접 하고 다른 업체에 다시 맡기지 않습니다. 서버와 도메인 계정은 처음부터 회사 명의로 만들고, 잔금을 받으면 소스 코드와 디자인의 권리를 모두 넘겨드리며, 출시 후 1년 동안은 서프코드가 개발한 기능에서 생긴 오류를 무상으로 고쳐드립니다.

상담과 견적은 무료입니다. 쓰고 계신 ERP의 이름과 엑셀로 하는 업무를 상담 문의로 알려 주세요.