프로그램 개발 업체에 가장 먼저 이야기할 다섯 가지

회사에서 쓸 프로그램을 만들기로 하면 대부분 필요한 기능부터 적습니다. '고객 관리, 기사 배정, 사진 첨부, 청구서 발행'처럼 적고, 비슷한 회사가 쓰는 프로그램 화면 몇 장을 붙여 업체 서너 곳에 보내면 준비가 끝난 것처럼 느껴집니다.

그런데 돌아오는 답은 제각각입니다. 어떤 업체는 고객 관리라고 하면 연락처를 모아 두는 화면을 떠올리고, 어떤 업체는 상담 이력과 계약까지 묶은 화면을 떠올립니다. 적어 보낸 기능을 모두 갖춘 프로그램을 받고도, 몇 달 뒤 직원들이 예전 방식으로 일하고 있는 경우도 있습니다.

기능 이름만으로는 무엇을 만들지는 알 수 있어도, 지금 일이 어디서 막히는지는 알 수 없기 때문입니다. 서프코드는 첫 상담에서 필요한 기능보다 다섯 가지를 먼저 여쭙니다. 어려운 질문은 아닌데, 여기에 답하고 나면 업체마다 같은 프로그램을 놓고 견적을 내게 되고, 다 만든 프로그램을 직원들이 실제로 쓸지도 미리 가늠하실 수 있습니다.

기능만 적어 보내면 일하는 순서가 빠집니다

냉난방기 설치와 A/S를 하는 회사를 예로 들어 보겠습니다. 고객이 전화로 고장을 알리면 접수 담당이 접수 대장에 주소와 증상을 적고, 기사에게 같은 내용을 문자로 다시 보냅니다. 기사가 작업을 마치고 사진과 쓴 부품을 보내오면 사무실이 그 내용을 대장에 옮겨 적고, 월말에 완료된 건을 모아 세금계산서를 발행합니다.

이 회사가 업체에 적어 보내는 기능도 맨 앞의 예와 크게 다르지 않을 겁니다. 틀린 내용은 아닙니다. 다만 같은 주소를 세 번 적는다는 것도, 고객이 "기사님 언제 오세요?" 하고 물을 때마다 사무실이 기사에게 전화를 건다는 것도 거기에는 나오지 않습니다. 직원들의 시간이 실제로 드는 곳은 바로 그쪽입니다.

아래 다섯 가지 질문으로 기능만으로는 보이지 않는 그 부분을 찾을 수 있습니다.

같은 내용을 어디에 몇 번 적고 계신가요

예로 든 회사라면 고객 주소와 증상을 접수 대장과 기사에게 보내는 문자, 완료 정리까지 세 곳에 적습니다. 프로그램을 만들 때 가장 먼저 줄일 곳이 여기입니다. 접수할 때 한 번 입력한 내용이 기사의 휴대폰 화면과 완료 보고, 청구서까지 그대로 이어지게 만들면 옮겨 적는 일이 없어지고, 옮겨 적다 생기던 주소 오류도 함께 줄어듭니다.

어디에 몇 번 적는지는 하루치 일을 처음부터 끝까지 따라가 보면 쉽게 셀 수 있습니다. 같은 고객 이름이 몇 번 손으로 쓰이는지만 세어 보셔도 충분합니다.

처리됐는지 확인하려고 누구에게 전화하시나요

고객은 기사가 언제 오는지 사무실에 묻고, 사무실은 기사에게 전화로 확인합니다. 대표는 오늘 몇 건이 끝났는지 사무실에 묻습니다. 상태를 알기 위한 전화가 하루에 몇 통인지 세어 보시면, 그만큼이 화면 하나로 바꿀 수 있는 일입니다.

위 화면에서 접수 담당은 새솔물류 건의 기사가 예정 시각이 지나도록 도착 보고를 하지 않았다는 것을 전화 없이 알 수 있습니다. 고객에게서 먼저 전화가 오기 전에 기사에게 연락할 수 있는 셈입니다.

가장 자주 빠지거나 늦어지는 일은 무엇인가요

사람이 기억에 기대어 처리하는 일은 바쁜 날 빠지기 쉽습니다. 예로 든 회사에서는 완료 보고가 늦게 들어온 건의 청구가 월말 정리에서 빠지거나, 부품을 주문하고 다시 가기로 한 약속을 놓치는 일이 생깁니다.

이런 일은 프로그램이 대신 기억하게 만들 수 있습니다. 위 화면의 '확인할 것'은 기사 배정이 늦어진 건, 예정 시각을 넘긴 방문, 완료 후 나흘째 청구하지 않은 건을 모아 보여 줍니다. 무엇이 자주 빠지는지 알려 주셔야 어떤 기한을 걸어 둘지 정할 수 있습니다.

지금 쓰는 것 가운데 꼭 그대로 둘 것은 무엇인가요

세금계산서는 지금 쓰는 회계 프로그램에서 계속 발행하고 싶을 수 있고, 기사들은 새 기기 없이 쓰던 휴대폰으로 보고하고 싶을 수 있습니다. 이렇게 바꾸지 않을 것을 먼저 정해 두면, 회계 프로그램은 그대로 두고 청구할 건만 넘겨주도록 연결하는 식으로 범위가 정해집니다. 회계 프로그램이 API나 자료 내보내기를 지원하면 자료를 자동으로 주고받게 만들 수 있습니다.

견적이 가장 크게 바뀌는 질문이 바로 이것입니다. 전부 새로 만들지, 부족한 부분만 만들어 쓰던 프로그램에 붙일지가 여기서 갈립니다.

하나만 먼저 바꾼다면 무엇부터 바꾸시겠어요

처음부터 회사의 모든 일을 프로그램으로 옮길 필요는 없습니다. 가장 시간이 많이 드는 흐름 하나를 먼저 바꾸고, 직원들이 써 보면서 넓혀 가는 편이 안전합니다. 예로 든 회사라면 접수부터 기사 배정, 완료 보고까지를 먼저 만들고, 청구 연결과 월별 통계는 다음으로 미룰 수 있습니다.

1. 지금 쓰는 자료로 범위 정하기상담 단계

   위 다섯 가지를 함께 정리하고, 이번에 만들 것과 다음으로 미룰 것을 항목별로 나눕니다. 이 범위가 견적과 일정의 기준이 됩니다.

2. 가장 급한 흐름의 첫 화면1~2주

   먼저 바꾸기로 한 흐름을 직접 눌러 볼 수 있는 화면으로 보여드리고, 직원들이 써 본 의견을 받아 고칩니다.

3. 실제 업무에 쓰는 첫 버전보통 4주

   첫 버전을 출시한 뒤 청구 연결이나 통계처럼 미뤄 둔 기능을 써 보면서 더합니다.

만들 기능은 그다음에 함께 정합니다

다섯 가지 답이 나오면 만들 기능도 저절로 구체적이 됩니다. 같은 '고객 관리'라도 무엇 때문에 필요한지가 붙어 있어서, 업체마다 다르게 읽을 여지가 줄어듭니다.

처음에 적은 기능	질문으로 나온 답	프로그램에서 바뀌는 것
고객 관리	주소와 증상을 세 곳에 적는다	접수할 때 한 번 입력하면 기사 화면과 청구서까지 이어짐
기사 배정	도착 시간을 물으면 기사에게 전화한다	기사가 도착과 완료를 누르면 진행 현황에 바로 보임
사진 첨부	완료 사진을 받아 사무실이 다시 정리한다	기사가 찍은 사진이 그 건에 바로 붙음
청구서 발행	완료 보고가 늦으면 청구가 빠진다	완료 뒤 청구하지 않은 건을 기한과 함께 모아 보여 줌

필요한 기능을 이미 적어 두셨다면 버리실 필요는 없습니다. 함께 보내 주시면 기능마다 어떤 장면 때문에 필요한지 맞춰 보면서, 먼저 만들 기능과 미뤄도 되는 기능을 나눠 드립니다.

자주 묻는 질문

업무를 정리할 시간이 없는데 상담부터 받아도 되나요? 네. 위 다섯 가지는 상담에서 함께 여쭙습니다. 지금 쓰시는 엑셀 파일이나 양식 몇 장만 있으면 그 자료를 보며 개발 범위를 함께 점검할 수 있습니다.

비슷한 프로그램을 사서 쓰는 편이 낫지 않을까요? 다섯 가지 답이 이미 나와 있는 제품과 잘 맞는다면 사서 쓰는 편이 빠르고 처음 드는 비용도 적습니다. 회사마다 다른 순서나 쓰던 프로그램과의 연결이 많을수록 필요한 부분을 만드는 편이 맞습니다. 주문 업무를 예로 든 비교는 수발주 프로그램 개발 글에서 보실 수 있습니다.

상담과 견적에 비용이 드나요? 상담과 견적은 무료입니다. 기능별로 나눈 항목별 견적을 드리고, 생각하시는 예산이 있으면 그 안에서 먼저 만들 것과 나중에 더할 것을 함께 나눕니다.

다 만든 뒤에 오류가 생기면 어떻게 하나요? 출시 후 1년 동안 서프코드가 개발한 기능에서 생긴 오류를 무상으로 고쳐드립니다. 기능을 더하거나 바꾸는 작업은 범위를 정해 따로 안내해드립니다.

서프코드에 문의하시면

서프코드는 상담부터 개발까지 직접 맡습니다. 문의하실 때 아래 내용을 알려주시면, 보내 주신 자료로 다섯 가지를 함께 정리하고 1차로 만들 범위를 정하실 수 있게 도와드립니다.

• 프로그램으로 바꾸고 싶은 일을 한두 문장으로
• 지금 쓰시는 엑셀 파일이나 양식 몇 장(고객 이름은 가리셔도 됩니다)
• 프로그램을 쓸 사람과 대략의 인원, 계속 쓰실 프로그램 이름

첫 화면은 1~2주 안에 직접 써 보실 수 있게 보여드리고, 보통 4주 안에 실제 업무에 쓰실 첫 버전을 출시해드립니다.