수발주 프로그램 개발, 거래처 주문 방식은 그대로 두고 입력을 줄이는 법

아침에 출근하면 팩스기에 주문서가 쌓여 있고, 메일함에는 거래처마다 양식이 다른 PDF 주문서가 와 있습니다. 담당자는 한 장씩 넘기며 품목을 찾고, 그 거래처에 맞는 단가와 재고를 확인한 뒤 ERP에 입력합니다. 오전이 거의 이 일로 지나갑니다.

그래서 수발주 프로그램을 알아보는데, 막상 들여다보면 거래처가 앱이나 웹에 들어와 직접 주문을 넣어야 돌아가는 제품이 대부분입니다. 가맹점이라면 본사가 정한 방식을 따르겠지만, 오래 거래한 공장의 구매 담당자에게 우리 회사 앱을 새로 쓰게 하기는 쉽지 않습니다. 다음 날에도 주문은 늘 오던 팩스로 들어오고, 결국 입력은 직원이 계속 하게 됩니다.

거래처가 주문하는 방식은 바꾸지 않고, 들어온 주문서를 시스템이 읽어 등록하고 모자란 재고는 발주서 초안까지 만들게 할 수도 있습니다. 아래 화면 두 장을 보시면 그게 실제로 어떻게 돌아가는지 바로 아실 수 있습니다.

수발주 프로그램을 들였는데 왜 다시 입력할까요

네이버에서 '수발주프로그램'을 검색하면 위쪽 글 10편 가운데 6편이 이미 만들어진 제품을 소개하는 글입니다(2026년 10월 19일 기준). 그 가운데 4편이 소개하는 제품은 가맹점이나 거래처가 로그인해서 직접 주문하는 방식입니다. 주문하는 쪽이 따라 준다면 이보다 간단한 방법은 없습니다.

거래처가 고객이라면 사정이 다릅니다. 주문서 양식은 거래처마다 다르고, 품목 이름도 거래처가 부르는 대로 적혀 옵니다. 우리 회사는 'BRG-6205ZZ'로 관리하는 부품을 거래처는 '베어링 6205'라고만 적고 규격을 빼먹기도 합니다. 박스와 낱개를 섞어 적는 곳도 있습니다.

이런 주문서를 제품에 넣으려면 누군가 우리 품목 코드로 바꿔 줘야 합니다. 프로그램을 바꿔도 입력이 줄지 않는 이유가 여기에 있습니다.

제품으로 충분한 회사, 직접 만드는 편이 나은 회사

둘 중 무엇이 나은지는 주문이 어떻게 들어오느냐로 가늠하실 수 있습니다.

상황	제품으로 쓰는 수발주 프로그램	직접 만드는 수발주 프로그램
주문이 들어오는 곳	거래처가 앱이나 웹에 직접 입력	지금처럼 팩스와 메일로 받음
품목 이름	거래처가 우리 목록에서 고름	거래처가 적은 이름을 우리 코드로 맞춤
단가	정해 둔 단가표	거래처별 단가와 예외까지
쓰던 ERP	제품 안에서 처리하거나 따로 입력	쓰던 ERP에 등록까지 연결
드는 돈	매달 이용료	개발비와 서버 비용

가맹점이 본사에 주문하는 프랜차이즈나 식당에 식자재를 대는 회사처럼 주문하는 쪽에 앱을 쓰게 할 수 있다면, 제품을 쓰는 편이 처음 드는 비용도 적고 바로 시작할 수 있습니다. 반대로 거래처가 공장이나 정비소 같은 고객이고 주문서 양식이 거래처마다 다르다면, 그 양식을 그대로 받아 주는 시스템을 만드는 편이 직원 손을 더 많이 덜어 줍니다.

직접 만들면 주문서는 이렇게 처리됩니다

팩스나 메일로 주문서가 들어오면 AI가 품목과 규격, 수량, 납기를 읽습니다. 읽은 내용은 회사의 품목 코드와 그 거래처의 단가표, 지금 재고와 하나씩 맞춰 봅니다. 셋이 모두 맞는 줄은 바로 등록할 수 있게 두고, 다른 줄에는 무엇이 다른지 이유를 붙여 담당자에게 보여 줍니다.

위 화면에서는 거래처가 '베어링 6205'라고만 적어 보냈습니다. 단가표에는 이 부품의 규격이 두 가지 있어서, AI는 이 거래처가 최근 석 달 동안 주문한 규격을 근거로 하나를 제안합니다. 어느 규격으로 등록할지는 담당자가 고르고, AI가 혼자 등록하지는 않습니다.

직원이 하던 일이 사라지는 것은 아닙니다. 다만 주문서 전체를 옮겨 적던 일이, 다른 줄 몇 개만 확인하는 일로 줄어듭니다.

재고가 모자라면 발주서 초안까지 만듭니다

수발주에서 수주가 거래처의 주문을 받는 일이라면, 발주는 우리 회사가 공급처에 주문하는 일입니다. 두 일이 따로 돌아가면 구매 담당은 오늘 들어온 주문을 다시 훑어보며 모자란 품목을 찾아야 합니다.

주문을 등록하는 순간 재고가 모자란 품목을 모아 두면 이 일이 줄어듭니다. 발주 수량은 모자란 수량에 안전 재고를 더하고 공급처의 발주 단위로 올려서 정하고, 같은 공급처 품목은 발주서 한 장으로 묶습니다.

이 계산에는 AI를 쓰지 않습니다. 부족 수량을 구하고 발주 단위로 올리는 일은 답이 정해져 있어서, 정해 둔 규칙으로 처리하는 편이 더 정확하고 비용도 들지 않습니다. AI는 사람이 읽고 판단하던 주문서 읽기에만 씁니다.

자동차 부품 유통 회사에 만든 시스템

서프코드가 카센터에 자동차 부품을 공급하는 유통 회사에 만든 시스템도 출발점은 같았습니다. 같은 이름의 부품도 차종과 연식에 따라 맞는 제품이 달라서, 주문이 들어오면 요청 부품이 그 차에 맞는지 AI가 먼저 대조하고 출고할지는 담당자가 정합니다. 검토를 마친 주문은 같은 시스템 안에서 배차와 배송 추적까지 이어집니다. 자세한 화면은 자동차 부품 유통 회사의 주문과 배송 관리 시스템에서 보실 수 있습니다.

무엇부터 만들면 될까요

처음부터 수주와 발주, 재고 전체를 한 번에 만들 필요는 없습니다. 매일 가장 많은 시간이 드는 주문서 입력부터 바꾸고, 써 보면서 발주와 재고로 넓히는 편이 안전합니다.

1. 실제 주문서로 먼저 읽어 보기상담 단계

   주문이 많은 거래처 몇 곳의 주문서로 AI가 읽고 맞춰 본 결과를 먼저 보여드립니다. 손글씨 팩스처럼 읽기 어려운 양식은 이때 1차 범위에서 뺄지 정합니다.

2. 주문서 접수와 ERP 등록1~2주

   주문서를 받아 읽고, 다른 줄만 담당자가 확인해 쓰던 ERP에 등록하는 화면부터 만들어 직접 써 보시게 합니다.

3. 부족 재고 발주써 보면서 이어서

   주문 등록이 자리 잡으면 재고가 모자란 품목을 모아 발주서 초안을 만드는 단계를 더합니다.

자주 묻는 질문

거래처에 앱을 쓰게 해야 하나요? 아닙니다. 거래처는 지금처럼 팩스나 메일로 주문서를 보내시면 됩니다. 원하는 거래처에만 웹 주문 화면을 따로 열어 드릴 수도 있습니다.

지금 쓰는 ERP를 바꿔야 하나요? 아닙니다. 잘 쓰고 계신 ERP는 그대로 두고 주문 등록만 연결해드립니다. ERP가 API나 자료 내보내기를 지원하면 데이터를 자동으로 주고받도록 연동해드립니다.

AI가 주문서를 잘못 읽으면 어떻게 되나요? AI가 읽은 내용은 담당자가 확인한 뒤에 등록됩니다. 품목 코드나 단가, 재고 가운데 하나라도 맞지 않는 줄은 이유와 함께 따로 표시해서, 확인하지 않은 채 넘어가지 않게 만듭니다.

비용은 얼마나 드나요? 읽어야 하는 주문서 양식의 수와 연결할 ERP, 발주까지 만들지에 따라 달라집니다. 상담과 견적은 무료이고, 기능별로 나눈 항목별 견적을 드립니다. 업종에 따라 쓸 수 있는 정부지원은 ERP 구축 비용 글에 정리해 두었습니다.

서프코드에 문의하시면

서프코드는 상담부터 개발까지 직접 맡습니다. 문의하실 때 아래 내용을 알려주시면, 실제 주문서로 먼저 읽어 본 결과를 보시고 1차로 만들 범위를 정하실 수 있습니다.

• 하루에 들어오는 주문서 건수와 들어오는 방법(팩스, 메일 등)
• 거래처 주문서 몇 장(거래처 이름은 가리셔도 됩니다)
• 지금 쓰시는 ERP나 재고 프로그램 이름

첫 화면은 1~2주 안에 직접 써 보실 수 있게 보여드리고, 보통 4주 안에 실제 업무에 쓰실 첫 버전을 출시해드립니다. 출시 후 1년 동안 서프코드가 개발한 기능에서 생긴 오류를 무상으로 고쳐드립니다.