AX 전환이란, DX와 무엇이 다르고 중소기업은 무엇부터 바꿀까요

월요일 아침, 영업 담당자의 메일함에 거래처 주문서가 여러 장 들어와 있습니다. 담당자는 한 장씩 열어 품목 코드를 찾고, 단가표 엑셀을 열어 가격을 맞춰 보고, 재고를 확인한 다음 ERP에 입력합니다.

몇 년 전 ERP 같은 업무 프로그램을 들이면서 바뀐 건 '어디에 입력하느냐'였습니다. 종이 장부가 시스템으로 바뀌었죠. 이게 DX(디지털 전환)입니다. 그런데 주문서를 읽고 맞춰 보고 입력하는 사람은 지금도 그 담당자입니다.

AX(AI 전환)는 이 일을 AI가 먼저 하게 바꾸는 것입니다. 주문서는 AI가 읽고, 단가표와 재고도 AI가 맞춰 봅니다. 담당자는 AI가 '이 줄은 단가가 다릅니다'라고 표시한 건만 보고 승인하면 됩니다. 그래서 중소기업의 AX는 회사 전체 계획이 아니라 이런 업무 하나를 골라, 그 업무에 필요한 자료를 시스템 한 곳에 모으는 것부터 시작하시면 됩니다.

AX 전환을 다룬 글은 대부분 개념과 대기업 사례를 중심으로 설명합니다. 그런데 DX도 아직 덜 끝난 회사라면, 우리도 시작할 수 있는지부터 궁금하실 겁니다. 업무 시스템과 AI 기능을 직접 만드는 서프코드가 그 질문에 답하고, 주문 한 건이 실제로 어떻게 바뀌는지 처리 기록으로 보여드리겠습니다. 마지막에는 무엇부터 준비하면 되는지 순서대로 정리해 두었습니다.

AX 전환이란 무엇인가요

AX는 AI Transformation의 줄임말로, 우리말로는 AI 전환이라고 부릅니다. AI 도구를 몇 가지 구매하거나 직원들이 챗GPT를 쓰기 시작한 것만으로는 AX 전환이라고 하기 어렵습니다. 직원 한 사람의 작업은 빨라져도, 업무가 다음 담당자에게 넘어가는 순서와 각자의 역할은 그대로이기 때문입니다.

DX와 AX는 무엇이 다른가요

DX와 AX는 바꾸는 것이 다릅니다. DX는 종이와 엑셀에 적던 기록을 시스템으로 옮기는 일이고, AX는 그 시스템에서 사람이 하던 문서 읽기와 확인을 AI가 먼저 하게 만드는 일입니다.

구분	DX	AX
바꾸는 것	기록하는 곳	읽고 확인하는 일
처리	사람이 입력	AI가 읽고 대조
사람의 일	입력과 확인	확인과 결정
필요한 것	업무 시스템	정리된 회사 자료

그래서 AX가 DX를 대신하지는 않습니다. AI가 일을 하려면 DX로 갖춘 시스템이 바탕에 있어야 합니다. AI가 주문서를 읽더라도 맞춰 볼 품목 코드와 단가표가 시스템에 없으면 읽은 값이 맞는지 판단할 수 없고, AI의 결과를 담당자가 확인해 다음 담당자에게 넘길 화면도 있어야 하기 때문입니다.

DX가 덜 끝난 회사도 AX를 시작할 수 있나요

시작할 수 있습니다. 회사 전체의 DX를 먼저 끝낼 필요는 없지만, AI로 처리할 그 업무만큼은 필요한 자료가 시스템 한 곳에 모여 있어야 합니다. 단가표가 담당자마다 다른 엑셀 파일에 있거나 할인 조건이 메신저 대화에만 있다면, AI는 주문서를 읽을 수는 있어도 그 값이 맞는지는 판단할 수 없습니다.

그래서 중소기업의 첫 AX 프로젝트에는 대개 DX 작업이 함께 들어갑니다. 주문서 업무라면 먼저 그 업무에 필요한 기준 자료를 시스템으로 옮기고, 쓰던 ERP에서 품목과 재고를 가져오도록 연결합니다. 그다음에 AI가 주문서를 읽고 그 자료와 맞춰 보게 만듭니다. 잘 쓰고 계신 ERP는 그대로 두고 부족한 업무만 새로 만들어 연결할 수 있으므로, AX를 위해 시스템 전체를 바꾸실 필요는 없습니다.

AX 전환 뒤 업무 하나는 이렇게 달라집니다

주문 한 건의 처리 기록을 보면 AI와 사람이 일을 어떻게 나누는지 알 수 있습니다. 아래 기록에서는 메일로 들어온 주문서 2쪽을 AI가 읽었습니다. 품목 6개를 하나씩 품목 코드와 맞춰 보고, 거래처 단가표와 재고도 대조했습니다.

5개는 맞았고, 단가가 단가표와 다른 1개만 사유와 함께 영업관리팀 담당자에게 넘어갔습니다. 앞의 기준 자료 화면에서 9월 29일에 고쳐 둔 단가가 이 주문의 대조에 바로 쓰인 경우입니다. 담당자가 10월부터 바뀐 단가로 고쳐 승인하자 ERP에 주문이 등록되고 물류팀에 출고 지시가 갔습니다. 담당자는 이 주문에서 그 한 줄만 확인하고 고치면 됐습니다.

서프코드가 납품한 시스템에도 같은 방식으로 AI를 넣었습니다. 자동차 부품 유통 회사의 주문과 배송 관리 시스템에서는 주문한 부품이 차에 맞는지 AI가 차종과 연식, 엔진 조건으로 대조하고, 확인이 필요한 부품은 출고를 보류합니다. 배송이 늦어질 것 같으면 배차를 바꾸자고 권고하기도 합니다. 건설 회사의 공정과 기성 관리 시스템에서는 자재 입고가 늦어졌을 때 후속 공정이 며칠 밀리는지 계산하고, 증빙이 부족한 기성 청구에는 보류 사유를 표시합니다.

두 시스템 모두 업무 시스템을 새로 만들면서 AI 기능을 함께 넣었습니다. AI는 근거와 함께 권고하고, 결정은 담당자가 내립니다. 화면은 자동차 부품 유통 회사 사례와 건설 회사 맞춤형 ERP 개발 사례에서 자세히 보실 수 있습니다.

중소기업은 무엇부터 바꾸나요

1. 매일 반복되는 업무 하나를 고릅니다. 문서를 읽고 회사 자료와 맞춰 보는 일이면서, 결과를 사람이 확인할 수 있는 일이 좋습니다. 고르는 기준은 AI 업무 자동화, 어디서부터 시작하면 좋을까요에 정리해 두었습니다.
2. 그 업무의 처리 순서와 기준 자료를 정리합니다. 누가 어떤 문서를 보고 무엇을 기준으로 판단하는지, 그 기준 자료가 어디에 있는지 적어 보시면 시스템으로 옮길 자료와 AI로 처리할 일이 정해집니다.
3. 실제 문서 몇 건으로 먼저 검토합니다. 지금 쓰시는 문서로 AI 결과를 확인해 보면 AI로 처리할 일과 사람이 확인할 일을 정확하게 나눌 수 있습니다.
4. 담당자 확인 단계를 두고 적용합니다. 처음에는 AI 결과를 모두 담당자가 확인하고, 확인 결과를 보면서 자동으로 처리할 범위를 넓힙니다.
5. 같은 방식으로 다음 업무로 넓힙니다. 첫 업무에서 시스템으로 옮긴 품목과 거래처 자료는 견적이나 출고 같은 다음 업무에서도 함께 쓸 수 있습니다.

업무 시스템을 함께 만드는 경우, 서프코드는 핵심 화면을 1~2주 안에 먼저 만들어 보여드리고 보통 4주 안에 실제 업무에 쓰실 수 있는 첫 버전을 출시합니다.

AX 전환이 멈추는 경우

AX 전환은 바꿀 업무보다 다른 것을 먼저 정하면 기대만큼 나아가지 못하고 멈추기 쉽습니다.

• 도구부터 고른 경우: 바꿀 업무가 정해지지 않은 채 AI 서비스를 구매하면, 직원 몇 사람의 개인 사용에 그치고 업무의 순서는 바뀌지 않습니다.
• 회사 전체 계획만 세운 경우: 전사 로드맵을 만드는 동안 실제로 바뀐 업무가 하나도 없으면 직원들이 효과를 느끼기 어렵습니다.
• 기준 자료 없이 AI를 붙인 경우: AI가 읽은 값을 맞춰 볼 자료가 없으면 담당자가 결국 모든 건을 다시 확인해야 합니다.
• 확인 단계 없이 자동으로 등록한 경우: 도입 초기에 AI가 잘못 읽은 값이 그대로 등록되면 직원들이 결과를 믿지 않게 되어 사용이 멈춥니다.

자주 묻는 질문

AX 컨설팅부터 받아야 하나요? 회사 전체의 전환 전략과 조직 변화를 설계하려면 컨설팅이 도움이 될 수 있습니다. 업무 하나부터 바꾸려는 단계라면, 그 업무의 처리 순서와 실제 문서로 범위를 정하고 바로 만들어 보는 편이 빠릅니다. 서프코드는 상담에서 업무를 함께 정리하고, 실제 문서로 AI 결과를 먼저 검토해 보여드립니다.

직원들이 챗GPT를 쓰고 있으면 AX 전환을 한 건가요? 개인 업무는 빨라지지만 업무의 순서와 담당자의 역할은 그대로라서 AX 전환의 시작 단계로 보시는 편이 맞습니다. 구독 서비스로 충분한 일과 개발이 필요한 일을 나누는 기준은 AI 업무 자동화, 어디서부터 시작하면 좋을까요에 정리해 두었습니다.

기존 ERP를 바꿔야 하나요? 아닙니다. 잘 쓰고 계신 ERP는 그대로 두고, 부족한 업무만 새로 만들어 연결해드립니다. ERP가 API나 자료 내보내기를 지원하면 데이터를 자동으로 주고받도록 연동해드립니다.

AX 전환 비용은 어떻게 정해지나요? 같은 주문서 업무라도 회사마다 다릅니다. 거래처마다 양식이 다르거나 AI가 읽은 값을 ERP에 자동으로 넣을 수 없다면 만들 일이 많아집니다. AI의 결과를 여러 단계에서 승인해야 할 때도 화면이 늘어납니다. 견적을 가르는 조건과 매달 드는 비용은 AI 업무 자동화 비용, 견적을 가르는 다섯 가지 조건과 매달 드는 비용에 정리해 두었습니다.

정부지원을 받을 수 있나요? 서비스업 중소기업이 업무 시스템을 구축할 때는 스마트서비스 지원사업을 검토할 수 있고, 서프코드는 이 사업의 기술기업 Pool에 등록되어 있습니다. 조건과 일정은 중소기업 업무 시스템 개발비, 절반까지 정부지원으로 줄이는 방법에 정리해 두었습니다.

서프코드에 문의하시면

상담과 견적은 무료이고, 기획과 개발은 다른 업체에 다시 맡기지 않고 서프코드가 직접 합니다. 문의를 주시면 이렇게 진행합니다.

1. 첫 상담: 지금 업무를 듣고, AI로 처리할 일과 담당자가 확인할 일을 나눠 말씀드립니다. 시스템으로 먼저 옮겨야 할 자료가 있으면 함께 짚어 드립니다.
2. 범위와 항목별 견적: 이번에 만들 것과 다음으로 미룰 것을 나누고, 기능별 비용을 안내해드립니다.
3. 적용 전 검토: 실제 문서 몇 건으로 AI 결과를 먼저 검토해 보여드리고, 효과가 확인된 업무부터 적용합니다.

문의하실 때는 바꾸고 싶은 업무 하나와 그 업무에 쓰는 문서 몇 건만 챙겨 두셔도 충분합니다. 지금 그 일을 어떤 순서로 처리하는지, 단가표 같은 기준 자료가 ERP에 있는지 엑셀 파일에 있는지도 알려주세요. 쓰시는 ERP나 업무 프로그램 이름까지 함께 보내주시면 첫 상담에서 바로 범위를 말씀드릴 수 있습니다.