AI 업무 자동화 비용, 견적을 가르는 다섯 가지 조건과 매달 드는 비용

같은 '주문서 자동 등록'을 맡겨도 회사마다 견적이 다르게 나옵니다. 주문서 양식이 두세 가지로 정해진 회사와 거래처마다 양식이 다른 회사는 AI가 읽어야 할 문서부터 다릅니다. AI가 읽은 값을 ERP에 자동으로 넣을 수 있는 회사와 그렇지 않은 회사도 만들어야 할 것이 달라집니다.

그래서 견적은 어떤 AI 모델을 쓰느냐보다 회사의 업무와 문서가 어떤 상태인지에서 갈립니다. 시범 구축은 얼마, 전사 구축은 얼마처럼 단계별 금액 구간을 안내하는 글도 있지만, 같은 구간 안에서도 만들 범위가 크게 달라집니다. 회사 사정을 따져 보지 않고 그 금액만 보아서는 예산을 잡기 어렵습니다.

견적서만 봐서는 알 수 없는 돈도 있습니다. 처음에 만드는 비용만 적힌 견적서가 많은데, AI 사용료는 AI가 처리하는 문서의 양만큼 매달 따로 나옵니다. 아래에서 주문서 업무 하나를 예로 들어 견적이 어디서 벌어지는지 짚어 보고, 마지막에는 견적을 받기 전에 챙겨 두시면 좋은 것을 정리해 두었습니다.

AI 업무 자동화 비용은 만드는 비용과 매달 드는 비용으로 나뉩니다

처음에 한 번 드는 돈은 개발비입니다. 업무의 처리 순서와 예외를 정리해 담당자가 쓸 화면을 만들고, 쓰던 ERP나 업무 프로그램과 연결하는 일이 여기에 들어갑니다. AI가 회사 문서를 제대로 읽는지 실제 문서로 확인하는 일도 개발비에 포함됩니다.

쓰는 동안에는 매달 돈이 나갑니다. AI가 문서를 읽고 쓸 때마다 AI 서비스 업체에 사용료를 내고, 서버 비용도 듭니다. 운영하면서 양식이나 기능을 더할 때는 그때마다 비용이 따로 생깁니다.

견적을 가르는 다섯 가지 조건

주문서 자동 등록을 예로 들면, 견적은 아래 다섯 군데에서 벌어집니다.

조건	적게 드는 경우	커지는 경우
업무	업무 하나, 예외가 적음	여러 업무, 예외가 많음
문서	전자 문서, 양식이 적음	거래처별 양식과 팩스
연결	ERP가 API를 지원	API 없이 파일로 연결
자료	기준표가 한 곳에 있음	기준이 파일마다 다름
확인	담당자 한 사람	부서별 승인 단계

주문이 늘 정해진 순서대로 처리된다면 화면도 처리 규칙도 단순합니다. 그런데 실제로는 급하게 먼저 보내 달라는 주문도 있고, 다른 품목으로 바꿔 보내거나 여러 번에 나눠 출고하는 주문도 들어옵니다. 이런 예외가 많을수록 화면과 처리 규칙이 늘어나고, 자동화할 업무가 여러 개라면 그만큼 더 늘어납니다.

AI가 읽을 문서도 견적을 가릅니다. 거래처마다 주문서 양식이 다르면, 양식마다 AI가 값을 제대로 읽는지 실제 문서로 하나하나 확인해야 합니다. 팩스나 휴대폰 사진처럼 글자가 흐린 주문서가 많다면, 담당자가 값을 고쳐 넣는 확인 화면도 더 꼼꼼하게 만들어야 합니다.

AI가 읽은 주문을 어디에 넣느냐도 중요합니다. 새로 만든 화면에서 처리를 끝내거나, 쓰던 ERP가 연동 기능(API)을 지원하면 자료를 자동으로 주고받게 연결할 수 있습니다. 그렇지 않으면 내보내기 파일로 자료를 주고받는 방식을 따로 만들어야 합니다.

AI가 읽은 값이 맞는지는 회사 자료와 맞춰 봐야 알 수 있습니다. 품목 코드와 거래처별 단가표가 한 곳에 정리돼 있으면 바로 대조할 수 있습니다. 반대로 기준이 파일마다 다르다면, 개발에 들어가기 전에 기준 자료를 정리하는 일부터 해야 합니다.

마지막은 AI의 결과를 누가 확인하느냐입니다. 담당자 한 사람이 확인하고 바로 등록한다면 화면이 단순합니다. 하지만 금액이 큰 주문은 팀장 승인을 거쳐야 하거나 부서마다 볼 수 있는 자료가 다르다면, 그만큼 만들 화면과 권한 규칙이 많아집니다.

AI가 처리하지 못한 건을 누가 이어받는지도 비용입니다

견적서끼리 비교할 때 가장 놓치기 쉬운 건 AI가 처리하지 못한 주문입니다. 문서를 읽는 기능만 보면 견적이 비슷해 보여도 그다음이 다를 수 있습니다. 예를 들어 AI가 잘못 읽은 값은 담당자가 어느 화면에서 고칠까요. 규격이 빠진 주문은 누구에게 넘어갈까요.

이 질문에 답하는 화면이 들어 있는 견적과 빠진 견적은 만들 범위가 크게 다를 수밖에 없습니다. 담당자가 고친 내용이 다음 처리에 반영되는지도 함께 물어보세요.

서프코드는 AI 결과가 담당자의 확인과 수정을 거쳐 저장되도록 만듭니다. 자동차 부품 유통 회사와 건설 회사에 납품한 시스템에서도 AI는 근거와 함께 권고만 하고, 결정은 담당자가 내립니다. 이 확인 단계가 있어야 도입 초기에 AI가 틀려도 잘못된 값이 그대로 등록되지 않습니다. 그래서 비용을 줄이고 싶으시다면 확인 단계를 빼기보다, 처음부터 확인 단계를 넣고 자동화할 업무 수를 줄여 시작하시기를 권해드립니다.

매달 드는 AI 사용료와 서버 비용

AI 사용료는 AI가 읽고 쓰는 분량만큼 나옵니다. 한 달에 들어오는 문서가 많고 한 건이 여러 쪽이면 그만큼 늘어납니다. AI가 값을 읽기만 할 때보다, 읽은 값을 회사 자료와 대조해 사유까지 적을 때 사용료가 더 나옵니다.

반대로 기한이 다가오면 알리거나 정해진 기준으로 집계하는 일은 AI 없이 규칙으로 처리할 수 있습니다. 이런 일에는 AI 사용료가 들지 않고, 규칙으로 처리하는 편이 더 정확하기도 합니다.

그래서 AI가 필요한 일과 규칙으로 충분한 일을 처음에 잘 나누면, 개발비와 매달 나가는 사용료를 함께 줄일 수 있습니다.

서버 비용은 쓰는 사람이 많아지고 저장하는 자료가 쌓일수록 늘어납니다. 서프코드는 기술 구성을 정할 때 초기 개발비와 예상 서버 비용을 함께 놓고 예산에 맞는 쪽을 제안해드립니다. 서버와 AI 사용 계정은 처음부터 고객사 명의로 만들어 드리고 서버 비용과 AI 사용료도 회사가 직접 내시기 때문에, 어디에 얼마가 나가는지 바로 확인하실 수 있습니다.

출시한 뒤에는 언제 비용이 드나요

출시한 뒤에도 업무가 바뀌면 시스템도 함께 고쳐야 합니다. 어떤 때 비용이 드는지 미리 알아 두시면 운영 예산을 잡기 쉽습니다.

1. 새 거래처의 양식이 늘어날 때: 새 양식을 AI가 제대로 읽는지 실제 문서로 다시 확인합니다.
2. 업무 기준이 바뀔 때: 단가 적용 방식이나 승인 기준이 바뀌면 대조 규칙과 확인 화면을 고칩니다.
3. 연결한 시스템이 바뀔 때: ERP를 바꾸거나 업그레이드하면 자료를 주고받는 연결을 다시 맞춥니다.
4. 자동으로 처리할 범위를 넓힐 때: 담당자가 확인하던 건 가운데 일부를 자동으로 등록하게 하려면, 그동안의 확인 결과를 보고 기준을 정합니다.

이런 변경은 계약 때 정한 범위 밖의 일이라 그때그때 따로 협의합니다. 오류는 다릅니다. 서프코드가 개발한 기능에서 생긴 오류라면 출시 후 1년 동안 비용 없이 고쳐드립니다. 개발 도중에 범위가 바뀌어 비용이나 일정이 달라질 때도 먼저 문서로 알려드리고, 합의하신 뒤에만 진행합니다. 계약한 뒤에 합의 없이 비용이 늘어나는 일은 없습니다.

견적 전에 정리해 두시면 좋은 것

AI로 바꾸고 싶은 업무 하나와 그 업무에 쓰는 문서 몇 건만 챙겨 두셔도 충분합니다. 거래처마다 양식이 다르다면 몇 가지나 되는지, 한 달에 대략 몇 건을 처리하는지도 함께 적어 두세요.

여유가 있으시다면 그 업무를 지금 어떤 순서로 처리하는지도 정리해 보세요. 품목 코드나 단가표 같은 기준 자료가 어디에 있는지, AI의 결과를 누가 확인하고 승인할지 정해 두시면 더 좋습니다. 여기에 쓰시는 ERP나 업무 프로그램 이름까지 알려주시면 업체마다 같은 조건으로 견적을 받을 수 있어 비교가 훨씬 쉬워집니다. 모두 갖추지 않으셔도 괜찮습니다.

자주 묻는 질문

AI 업무 자동화는 얼마부터 시작할 수 있나요? 위의 다섯 가지 조건에 따라 만들 범위가 크게 달라서 금액부터 말씀드리기는 어렵습니다. 대신 상담과 견적은 무료이고, 기능마다 금액을 나눈 견적을 드리기 때문에 예산에 맞춰 첫 범위를 고르실 수 있습니다. 생각하신 예산이 있다면 상담 때 함께 알려주세요.

챗GPT 유료 요금제를 쓰는 것과 무엇이 다른가요? 직원 한 사람이 문서를 붙여 넣어 쓰는 일이라면 구독 서비스로 충분하고 개발을 맡기실 필요가 없습니다. 회사 자료와 연결해 여러 담당자가 이어서 처리하는 일은 개발이 필요합니다. 두 경우를 나누는 기준은 AI 업무 자동화, 어디서부터 시작하면 좋을까요에 정리해 두었습니다.

적용해 보기 전에 효과를 확인할 수 있나요? 네. 지금 실제로 쓰시는 문서 몇 건과 원하시는 정리 결과를 보여주시면, 그 자료로 결과를 먼저 검토해 보여드리고 효과가 확인된 업무부터 적용해드립니다.

정부지원을 받을 수 있나요? 서비스업 중소기업이 업무 시스템을 구축할 때는 스마트서비스 지원사업을 검토할 수 있고, 서프코드는 이 사업의 기술기업 Pool에 등록되어 있습니다. 조건과 일정은 중소기업 업무 시스템 개발비, 절반까지 정부지원으로 줄이는 방법에 정리해 두었습니다.

서프코드에 문의하시면

상담과 견적은 무료이고, 기획과 개발은 다른 업체에 다시 맡기지 않고 서프코드가 직접 합니다. 문의를 주시면 이렇게 진행합니다.

1. 첫 상담: 지금 업무를 듣고, AI가 필요한 일과 규칙으로 충분한 일을 먼저 나눠 말씀드립니다.
2. 범위와 항목별 견적: 이번에 만들 것과 다음으로 미룰 것을 나누고, 기능별 비용을 안내해드립니다.
3. 적용 전 검토: 실제 문서 몇 건으로 AI 결과를 먼저 검토해 보여드리고, 효과가 확인된 업무부터 적용합니다.

문의하실 때는 앞에서 말씀드린 것 가운데 준비된 것만 보내주셔도 충분합니다. 생각하신 예산이 있다면 그 안에서 시작할 범위부터 제안해드리겠습니다.